Arsip Bukan Sekadar Dokumen, Tetapi Memori Kelembagaan

Jakarta – Badan Gizi Nasional (BGN) menyelesaikan rangkaian kegiatan Pembuatan Pedoman Kearsipan Tingkat Kompleks, yang dilaksanakan selama tiga hari penuh mulai 20-22 Agustus 2025. Kegiatan ini dilaksanakan bersama Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan metode wawancara, klarifikasi, dan konsolidasi data dari seluruh unit kerja BGN.

Menurut Kepala Biro Hukum dan Humas BGN, Khairul Hidayati, arsip bukan sekadar dokumen administrasi, tetapi merupakan memori kelembagaan, bukti pertanggungjawaban publik, dasar pengambilan keputusan, sekaligus penentu keberlanjutan organisasi.

"Arsip bukan sekadar dokumen yang tersimpan di rak atau folder komputer. Arsip adalah memori kelembagaan. Ia merupakan bukti pertanggungjawaban publik, dasar pengambilan keputusan, bahkan penentu keberlanjutan sebuah organisasi," kata Hida dalam sambutan penutupnya di Jakarta(22/08).

Hida mengungkapkan, kompleksitas tugas BGN yang mencakup penyediaan makanan bergizi, tata kelola pemenuhan gizi, hingga pengawasan lintas sektor, menghasilkan arsip yang sangat beragam dan berlapis. Karena itu, dibutuhkan pedoman kearsipan yang representatif, aplikatif, serta berbasis bukti lapangan (evidence based policy process).

"Melalui wawancara, kita menggali data langsung dari unit kerja. Proses ini bukan sekadar data collection semata, tetapi juga knowledge consolidation, sehingga pedoman yang nanti lahir benar-benar representatif dan aplikatif. Secara akademis, metode ini sesuai dengan prinsip participatory governance, di mana kebijakan lahir tidak hanya dari atas, tetapi juga dari partisipasi seluruh pelaksana di lapangan," tuturnya.

Tak hanya itu, lanjut Hida, tertib arsip juga menjadi indikator penting dalam reformasi birokrasi, khususnya di area manajemen perubahan dan tata laksana. Bahkan dari perspektif hukum administrasi negara, arsip merupakan bukti sah yang menjamin kepastian hukum. "Tanpa arsip, keputusan dan kebijakan akan rapuh, karena kehilangan legitimasi administratif," ucapnya.

Kolaborasi dengan ANRI, disebutnya menjadi kunci keberhasilan kegiatan ini. "Kegiatan ini juga semakin bermakna karena adanya kolaborasi erat dengan ANRI. Ini membuktikan bahwa pembangunan tata kelola tidak bisa dilakukan sendiri, tetapi harus dalam kerangka sinergi. ANRI memberi kita standar, sementara kita di BGN memberi mereka realitas lapangan. Dari sinilah lahir pedoman yang evidence-based sekaligus sesuai regulasi," tutur Hida.

Menutup rangkaian kegiatan, Hida menyampaikan refleksi pengingat. "Arsip itu seperti ingatan. Bila ingatan kita teratur, kita bisa melangkah dengan mantap. Bila arsip kita tertib, maka BGN akan berjalan lebih cepat, lebih tepat, dan lebih kuat," pungkasnya.

Biro Hukum dan Humas
Badan Gizi Nasional